Journalisten moeten vandaag ten volle gebruik maken van de mogelijkheden die het wereldwijde web biedt. In deze rubriek deelt Jago Kosolosky, webredacteur bij MO* en freelance journalist, zijn digitale wijsheid. Deze maand: het automatiseren van taken om de agenda te verlichten.
Naast interviews afnemen, ronddolen op sociale media, researchwerk en verdrinken in e-mails, persberichten en het werk van concullega’s, wordt van journalisten ook nog verwacht dat ze zelf werk – of content, nu alle grenzen vervagen – afleveren. Nu agenda’s uit hun voegen barsten en er sprake is van een information overload, is het automatiseren van routinetaken voor iedere journalist een goed idee. Dure softwarepakketten of -abonnementen en futuristische goodies vallen jammer genoeg ook buiten het financiële bereik van ondergetekende, maar gelukkig is het niet nodig om in ondiepe portefeuille te duiken. Er zijn voldoende manieren om gratis de werkdruk te doen krimpen.
Een paar voorbeelden geef ik mee, maar in feite gaat het om een ingesteldheid: zodra je een routineuze taak meermaals uitvoert, moet je je afvragen hoe je de taak kan automatiseren.
Efficiënt multitasken
Met een minimum aan technische kennis en een maximum aan nieuwsgierigheid kan je een pak verwezenlijken. Hou een week lang in het achterhoofd dat processen automatiseren een optie is en lijst je problemen op. Investeer vervolgens een dag om op zoek te gaan naar manieren om die taken efficiënter en/of sneller tot een goed eind te brengen. Elke dag verstuur je ongetwijfeld tonnen e-mail. Hoeveel keer per dag typ je eenzelfde einde onder een bericht? Hoeveel keer geef je je adres, contactgegevens of BTW-nummer door?
Texter is een gratis programma dat het mogelijk maakt repetitieve blokken tekst eenvoudig in te voeren. Verzin variabelen en bespaar tijd met het typen van zaken als $adres, $contact en $btw, en zie de volledige blokken tekst keer op keer tevoorschijn komen.
Copy-paste
Elke dag wissel je van tabblad naar tabblad in je favoriete browser en van en naar je tekstverwerker om zaken te kopiëren. Maar gebruikt u een clipboard manager? Shapeshifter is een gratis stukje software dat een eindeloos groot prikbord voor je beschikbaar maakt. Wil je iets plakken wat je niet als laatste gekopieerd hebt, hou dan simpelweg ctrl/command+v ingedrukt en je overzicht verschijnt. Keyboard shortcuts zoals ctrl/command+v voor plakken, of ctr/command+c voor kopiëren, leveren eveneens grote tijdswinst op. Hoeveel keer per dag verstuur je een e-mail en klik je simpelweg op verzenden? Hoeveel keer open je tijdens het surfen een nieuw tabblad? De lijst is eindeloos en diverse programma's hebben hun eigen shortcuts en laten je ook toe die te personaliseren.
Bijkomend is het de moeite waard hotkeys in te stellen. Hoeveel keer per dag gebruik jij die functietoetsen bovenaan je toetsenbord? Ken er met behulp van gratis software als AutoHotkey bepaalde taken aan toe die je dagelijks uitvoert en tot nu meer moeite kosten dan één druk op een knop.
Social media
Wil je graag je werk op sociale media promoten en meer mensen bereiken, maar heb je ook nog graag een leven buiten het werk? Gebruik dan een tool als Tweetdeck, Buffer of Hootsuite om je tweets en posts in te plannen. Gebruik IFTTT om andere online taken te automatiseren, de mogelijkheden hier zijn eindeloos. Ke kunt zelf zogenaamde recepten samenstellen, gaande van het koppelen van socialemedia-accounts tot het bijhouden van data telkens je je smartphone oplaadt.
Gebruik je tijdens het uitschrijven van interviews geschikte software die je toestaat een interview uit te typen en door de opname te navigeren zonder je handen van het toetsenbord te lichten? Het gratis programma VLC Media Player maakt dit aan de hand van sneltoetsen meteen mogelijk. En je kunt nog verder gaan. Via de command line – de opdrachtprompt die steevast door developers wordt gebruikt om taken sneller uit te voeren – navigeer je door je mappen met een ongeziene snelheid, open en sluit je programma’s en maak je tientallen mappen en bestanden in één keer aan.
Werkelijk: voor elke rottaak heeft intussen wel iemand een manier ontdekt en uitgebouwd om die eenvoudiger uit te voeren. Zaak is ze te vinden.
Jago Kosolosky
Deze bijdrage verscheen in het januarinummer van het VVJ-ledenblad De Journalist.
