Privacybeleid Vlaamse Vereniging van Journalisten
Laatste update: april 2022
1. Algemeen
De Vlaamse Vereniging van Journalisten (hierna: VVJ) beschermt je privacy conform de Algemene Gegevensverordening (AVG). De AVG legt verplichtingen op aan professionele verwerkers van persoonsgegevens en kent rechten toe aan personen van wie de gegevens worden verwerkt. De VVJ verwerkt persoonsgegevens voor journalistieke en niet-journalistieke doeleinden. Dat onderscheid is belangrijk omdat een aantal verplichtingen onder de GDPR niet van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens voor journalistieke doeleinden (cf. Art. 24 Uitvoeringswet GDPR). Zo hoeft er ook geen privacyverklaring te worden opgesteld wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt voor journalistieke doeleinden. Om die reden heeft voorliggend Privacybeleid dan ook enkel betrekking op de professionele verwerking van persoonsgegevens voor niet-journalistieke doeleinden.
2. Op welke verwerkingsactiviteiten is dit Privacybeleid dan wel van toepassing?
De VVJ is de beroepsvereniging van de in Vlaanderen actieve journalisten. Naast de verwerking van persoonsgegevens voor journalistieke doeleinden verwerkt de VVJ ook persoonsgegevens voor niet-journalistieke doeleinden, met name:
1. de verdediging van de vrijheid van informatie, de persvrijheid en de rechten en vrijheden van journalisten in het bijzonder, al dan niet via het Meldpunt voor Agressie tegen Journalisten (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst, noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
2. het waken over de toepassing van de wetgeving die de statuten van beroepsjournalist en journalist van beroep beschermt en de behartiging van de specifieke beroepsbelangen van deze beroepsjournalisten (grondslag: nakomen van een wettelijke verplichting);
3. het bijstaan van stagiairs, journalisten in bijberoep en andere journalisten die aansluiten bij de vereniging (grondslag: noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst);
4. het bijhouden van een databank van beroepsjournalisten en journalisten van beroep alsook stagiairs, journalisten in bijberoep en andere journalisten die aansluiten bij de vereniging (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst, noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting);
5. het exploiteren van een databank van beroepsjournalisten en journalisten van beroep alsook stagiairs, journalisten in bijberoep en andere journalisten die aansluiten bij de vereniging (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting);
6. het vrijwaren en versterken van de arbeidssituatie (loon- en andere arbeidsvoorwaarden) en sociale rechten van journalisten, hetzij loontrekkenden, hetzij freelancers, hetzij journalisten werkzaam in atypische werkvormen (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst, noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
7. het waken over het wettelijk journalistenpensioen (grondslag: nakomen van een wettelijke verplichting);
8. het vrijwaren en versterken van de auteursrechten van journalisten (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst, noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
9. het vrijwaren en bevorderen van praktische en materiële faciliteiten die het werken als journalist kunnen vergemakkelijken (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst);
10. het bevorderen en promoten van de journalistieke beroepsethiek als essentieel bestanddeel van een persvrijheid met verantwoordelijkheid (noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
11. het in naam van haar leden sluiten van collectieve akkoorden die voorgaande doelstellingen kunnen dienen (noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
12. het creëren van entiteiten binnen of buiten haar schoot die voorgaande doelstellingen kunnen dienen (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
13. het aangaan van samenwerkingsverbanden met externe entiteiten voor zover dat voorgaande doelstellingen kan dienen (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen);
14. het tewerkstellen van medewerkers (mogelijke grondslagen: noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst, noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting);
15. het beheren van lokalen en andere infrastructuur die voorgaande doelstellingen kunnen dienen (mogelijke grondslagen: toestemming, noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst).
16. om de regelgeving na te leven. Zo is de VVJ wettelijk verplicht om bepaalde gegevens bij te houden in het kader van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
3. Over de VVJ
De VVJ is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Dat houdt in dat de VVJ zelf de doelen voor de verwerking bepaalt (zie punt 2) en daartoe middelen uittrekt.
Onder vind je de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:
Vlaamse Vereniging van Journalisten (VVJ), met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Zennestraat 21, ondernemingsnummer 0880.359.528, Tel.: 02 777 08 40, E-mail: info@journalist.be
4. Welke gegevens verwerkt de VVJ?
De VVJ verwerkt enkel 'gewone' en indien nodig voor het doel van de verwerking (zie punt 2) ook 'bijzondere' persoonsgegevens, daaronder val(len)(t) volgende categorie(ën) van persoonsgegevens wanneer je ze rechtstreeks deelt of wanneer je een beroep doet op de diensten van de VVJ:
- identificatiegevens. De gegevens die de VVJ in dit verband verwerkt zijn je (firma)naam, foto, geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer, gender en nationaliteit.
- contactgegevens: adres, telefoonnummer (privé en professioneel), e-mail (privé en professioneel) en sociale media.
- gegevens m.b.t. het beroep: sociaal statuut, en indien aan de orde ook het medium, specialisatie, loopbaan, …
- betalingsgegevens: facturatie- en betalingsgegevens.
- communicatievoorkeuren
De VVJ vraagt niet meer persoonsgegevens op dan nodig om het beoogde doel te realiseren (zie punt 2).
5. Aan wie kunnen je persoonsgegevens doorgegeven worden?
De VVJ staat derde partijen niet toe om je gegevens te gebruiken voor hun eigen doeleinden, tenzij je hiervoor toestemming geeft. Concreet worden je gegevens enkel gedeeld met volgende partijen:
- derden die een abonnement nemen op de Journalistendatabank. Derden krijgen enkel die gegevens te zien waarvoor je toestemming hebt gegeven. Onder 'derden' wordt verstaan: profit en non-profit (overheden, onderwijs, …).
- leveranciers, onderaannemers en andere dienstverleners. Dit om – indien aan de orde - bepaalde diensten namens de VVJ uit te voeren. Concreet doet de VVJ een beroep op leveranciers om research, bijstand, marketing-, communicatie-, infrastructuur- en IT-diensten te leveren. In ieder geval geeft de VVJ deze bedrijven enkel toestemming om je persoonsgegevens te verwerken voor zover dit noodzakelijk is. De VVJ eist van hen dat zij de nodige maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te eerbiedigen en die passend te beveiligen.
- overheden. Het is ook mogelijk dat de VVJ persoonlijke gegevens deelt of doorgeeft aan overheden, om te voldoen aan de wet of in het kader van een juridische procedure of wettelijke verzoeken.
Wanneer deze partijen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt de VVJ ervoor dat je persoonsgegevens beschermd blijven zoals vereist onder de GDPR. Dit gebeurt door standaardclausules op te nemen in het contract met deze bedrijven, tenzij de verwerking plaatsvindt in een land dat door de Europese Commissie erkend is als een land dat passende gegevensbescherming biedt.
6. Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?
De VVJ houdt je gegevens niet langer bij dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Dat neemt niet weg dat gegevens voor bepaalde tijd moeten worden bijgehouden om te voldoen aan bepaalde wetgeving. In het bijzonder bewaart de VVJ
- de persoongegevens verband houdende met het journalistenpensioen tot tien jaar na de pensioengerechtigde leeftijd.
- loonadministratie van de medewerkers tot aan de pensioengerechtigde leeftijd.
- loonfiches tot aan het pensioen.
- een kopie van de belastingaangifte en bewijsstukken gedurende minimum zeven jaar (tot het einde van het zevende jaar dat volgt op de belastbare periode) voor een eventuele controle op de personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw.
- facturen en contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten gedurende tien jaar.
- verzekeringsdocumenten zoals contractvoorwaarden (inclusief de bijzondere voorwaarden) zolang de verzekering geldt of zolang er een vergoedingsprocedure aan de gang is.
7. Wat zijn mijn rechten en hoe oefen ik mijn recht op gegevensbescherming uit?
Het recht op privacy is een grondrecht. De AVG geeft je bepaalde rechten als je persoonsgegevens worden verwerkt. Je kan die uitoefenen door de verwerkingsverantwoordelijke te mailen (zie punt 3 voor contactgegevens).
- Recht van inzage Je hebt het recht om te weten of de VVJ je persoonsgegevens worden verwerkt. Desgevallend kan je ook inzage krijgen.
- Recht op rectificatie Je hebt het recht om een rechtzetting van je gegevens te vragen, mocht blijken dat er bepaalde fouten zijn geslopen in je persoonsgegevens.
- Recht op gegevenswissing Je hebt het recht om je persoonsgegevens te wissen voor zover verenigbaar met de grondslag van de verwerking.
- Recht op beperking Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken voor zover verenigbaar met de grondslag van de verwerking.
- Recht op overdraagbaarheid Je hebt het recht om je persoonsgegevens op te vragen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht van bezwaar Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor zover verenigbaar met de grondslag van de verwerking.
- Recht om toestemming in te trekken Je kan de toestemming die je de VVJ hebt gegeven te allen tijde intrekken voor zover verenigbaar met de grondslag van de verwerking. Toestemming intrekken kan even eenvoudig als toestemming geven: gaf je een opt-in voor een nieuwsbrief bijvoorbeeld, dan kan je je ook steeds uitschrijven via een uitschrijflink in elke ontvangen nieuwsbrief.
8. Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Je kan de GBA bereiken op volgend adres:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Voor meer info zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Je kan de GBA bereiken op volgend adres: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel
Voor meer info zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Wijziging van dit Privacybeleid
Indien de VVJ je persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doel dan oorspronkelijk aangegeven, verstrekt de VVJ je vóór elke verdere verwerking informatie over dat andere doel. In dit Privacybeleid vind je steeds de actuele stand van zaken. Tegelijk kun je ook de datum van de laatste wijziging terugvinden bovenaan dit document. Tegelijk wordt ook duidelijk aangeduid wat er precies gewijzigd werd. Belangrijke wijzigingen worden je steeds op voorhand meegedeeld.
