Vanaf 2026 is in België e-facturatie verplicht, onder andere ook voor zelfstandige journalisten. Gecertificeerde facturatieprogramma’s hebben nochtans niet altijd kaas gegeten van de specifieke regelingen en percentages rond auteursrechten. Leer hier hoe je deze correct in je elektronische factuur verwerkt.
Hans Dierckx
De eerste keer ziet het er misschien wat overweldigend uit, een programma voor e-facturatie. Zelfstandige journalisten die jarenlang eigenhandig hun facturen hebben opgesteld en deze per mail of post verzonden, zullen echter gauw het gemak van zo’n systeem ontdekken.
Er is minder kans op fouten en je hebt minder werk en zorgen aan het opvolgen van de betaling. Zo’n programma is weliswaar een kostenpost, maar dat zou je moeten besparen op het ereloon van je boekhouder, omdat die later minder werk heeft aan de verwerking van je kwartaalaangifte.
Voor de specifieke auteursrechtelijke regelingen bestaat er echter (nog) geen kant-en-klare oplossing in een elektronisch facturatieprogramma, dus moet je deze manueel invoeren. We nemen je daarom even mee met een eenvoudig voorbeeld, voor een factuurbedrag van 100 euro.
Het eerste voorbeeld is voor een factuur opgesteld volgens de 2024-ruling voor freelancejournalisten uit 2024. Het tweede voorbeeld geldt voor wie factureert aan een uitgever die de ruling niet kan toepassen en terugvalt op de 70-30-sleutel voor inkomstenjaar 2025.
Onderaan de pagina geven we nog enkele algemene tips voor de overstap naar e-facturatie.
Voorbeeld 1: factuur volgens de fiscale ruling
Je maakt 2 facturen, voor respectievelijk de eerste exploitatie en de aanvullende exploitaties. Deze dateer je op 2 verschillende dagen.
Zeker in te vullen op beide facturen:
-Factuurnummer
-Eigen gegevens en btw-nummer (het facturatieprogramma vult deze normaliter automatisch in)
-Klant en btw-nummer
-Factuurdatum en vervaldag
-Orderreferentie (indien er met een bestelbon gewerkt wordt)
Factuur eerste exploitatie (60,50%):
Deze bevat 2 orderlijnen:
-Dienstverlening 82,64% (aan 6% btw): 50 euro
-Auteursrechten 17,36% (aan 6% btw): 10,50 euro
Noteer als opmerking:
Vergoeding onder Kaderovereenkomst Auteursrechten eerste exploitatie. De vergoeding wordt betaald met inhouding van de vereiste roerende voorheffing van 15%.
Factuur aanvullende exploitaties (39,50%):
Deze bevat 1 orderlijn:
-Auteursrechten 100% (aan 6% btw): 39,50 euro
Noteer als opmerking:
Vergoeding onder Kaderovereenkomst Auteursrechten aanvullende exploitaties. De vergoeding wordt betaald met inhouding van de vereiste roerende voorheffing van 15%.
Voorbeeld 2: factuur met 30% auteursrechtvergoeding
Zeker in te vullen:
-Factuurnummer
-Eigen gegevens en btw-nummer (het facturatieprogramma vult deze normaliter automatisch in)
-Klant en btw-nummer
-Factuurdatum en vervaldag
-Orderreferentie (indien er met een bestelbon gewerkt wordt)
De factuur bevat 2 orderlijnen:
-Auteursrechten 30% (aan 6% btw): 30 euro
-Dienstverlening 70% (aan 6% btw): 70 euro
Noteer als opmerking:
De vergoeding wordt betaald met inhouding van de vereiste roerende voorheffing van 15%. 30% van de vergoeding wordt beschouwd als vergoeding voor de licentie van auteursrechten, onderworpen aan roerende voorheffing, en 70% wordt beschouwd en betaald als beroepsinkomsten.
Enkele algemene tips voor de overstap naar e-facturatie:
-Vanaf 2026 is het verplicht om de factuur via het Peppol-platform rechtstreeks door te sturen naar het boekhoudprogramma van je klant. Als deze daar nu al op is aangesloten, kan je hier nu al mee beginnen. Je facturatieprogramma zal dan deze optie aanbieden (zie screenshot).
-Het softwareprogramma berekent automatisch de btw van je factuur. Controleer voor het verzenden toch steeds of dit correct verlopen is.
-Je kan bij je factuur meteen ook het volgnummer uit je grootboekrekening noteren in het programma. Daarmee maak je het je boekhouder weer wat gemakkelijker, en bespaar je ook weer wat op diens uurloon.
-Er zijn enkele betalende e-facturatieprogramma’s, die gemiddeld zo’n 12 euro per maand kosten, maar er is ook gratis software. Hoe dan ook maakt de overheid deze kost tot 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar (klik hier voor andere tegemoetkomingen). Hieronder vind je een lijst met elektroniche facturatiesoftware.
| programma | kostprijs | info |
| Accountable | gratis |
mobiele app 5 aankoopfacturen/maand 5 verkoopfacturen/maand |
| Billit | gratis |
enkel verkoopfacturen 1 gebruiker inbegrepen |
| Cegid | gratis |
max. 10 klanten Onbeperkt aantal facturen |
| On-Fact | gratis |
3 facturen/maand Toegang voor boekhouder |
| Zenfactuur | gratis | 10 facturen/kwartaal |
| Accountable | 7,5 euro/maand | voor kleine ondernemingen vrijgesteld van btw, omzet <25.000 € |
| Billit | 10 euro/maand | 25 facturen/maand |
| Cashaca | 12 euro/maand | boekhouding via boekhoudsoftware van boekhouder |
| KMO-Facturatie | 17 euro/maand | onbeperkt aantal facturen |
| Octopus | 12 euro/maand | 300 facturen/kwartaal |
| On-Fact | 15 euro/maand | onbeperkt aantal facturen |
| Zenfactuur | 12 euro/maand | 300 facturen/kwartaal |
Bron tabel: Unizo / Freelance Office
